10 pasos para crear tu evento de prensa memorable

Te has propuesto organizar un evento de prensa.
¡Haz que sea memorable y que deje huella!

Para lograrlo es fundamental que tengas en cuenta diferentes aspectos porque vas a trabajar con un retrotiming (planificación que va desde la fecha del acto hacia atrás). Es necesario que marques en tu calendario los pasos más importantes para organizar este evento de prensa que quieres que sea un éxito.

Ha llegado la hora de tomar algunas decisiones. Por ejemplo en qué fecha será, cuánta gente asistirá, dónde lo celebrarás, qué harás, etc.

10 pasos para organizar tu evento de prensa y que deje huella

1. Objetivo de tu evento: construir un mensaje súper poderoso

Lo primero que tienes que tener claro es qué quiere comunicar tu empresa o emprendimiento, cuál es el mensaje clave o principal, luego decidir qué tipo de evento quieres organizar y el porqué.

No es lo mismo que quieras comunicar una noticia a los medios sobre un nuevo servicio que estar interesado en contar con ellos para hacerles vivir una experiencia única y presentar un nuevo patrocinio con una personalidad muy conocida (una artista, un jugador de baloncesto, un piloto de MotoGP, una celebrity). En el primer caso alcanza con que envíes una nota de prensa mientras que en el segundo caso es mejor que convoques una rueda de prensa. ¿Por qué? Porque además de presentar tu novedad tienes la oportunidad de contactar con periodistas, hacer networking y demostrar que eres un experto/a en tu materia.

2. La fecha

El segundo elemento a tener en cuenta es la fecha del encuentro. Es lo primero que tienes que marcar en tu calendario porque tienes muchas cosas que organizar hasta la fecha del evento.

3. Número de asistentes

Es necesario que conozcas el número aproximado de personas que asistirán a tu acto. Si tienes mucho tiempo por delante, no necesitas saber el número exacto de invitad@s pero sí una idea, para saber qué tipo de sala necesitas. ¿Precisas una sala para 10 personas (si tu idea es organizar un desayuno de prensa) o para 50 o 100 (si es un evento para prensa y clientes)?

4. Lugar de la celebración

En función del número de asistentes tendrás diferentes opciones para realizar tu evento, por ejemplo:

  • Utilizar tus propias instalaciones
  • Alquilar una sala de coworking
  • Contratar la sala de un restaurante que cumpla con tus expectativas
  • Alquilar una sala de hotel o centro de convenciones

A la hora de elegir la sala tendrás en cuenta varios aspectos.

¿El sitio tenga buenos accesos? ¿Se puede acceder fácilmente con transporte público o coche? ¿Necesitas plazas de parking?

¿La sala es agradable? ¿Tiene buena iluminación? ¿Cuenta con un buen sistema de sonido? ¿Tiene pantalla grande? (En caso de querer hacer una proyección)

¿Puedes ubicar mesas y sillas como necesitas?

¿Te ofrecen todos los servicios que quieres? (Si es para una rueda de prensa debes pensar en la conexión de Internet, enchufes, cables, salidas de audio, etc.).

¿Crees que el lugar elegido gustará a tus invitad@s? ¿Se sentirán bien acogid@s?

¿El lugar se corresponde con los valores que transmite tu marca?

Te damos un ejemplo: Si dices que eres 100% ecológico y sostenible tendrás que cuidar detalles como la iluminación (que sea de bajo consumo), la utilización de materiales reciclados (en la papelería o cartelería), etc.

5. Contratación del Catering

Si has escogido un hotel o un restaurante, el tema del catering será sencillo porque el personal de eventos te ofrecerá distintas opciones de menú que elegirás en función de tu presupuesto y audiencia.

Si has elegido una sala de coworking o tus propias instalaciones para el evento, te recomendamos que elijas una empresa de prestigio para diseñar tu menú.

Suponemos que ya lo has oído antes pero el catering es una de las grandes estrellas de todo evento. ¡Aquí no puedes fallar!
Si tu emprendimiento es sostenible coméntalo con tu proveedor para que lo tenga en cuenta a la hora de utilizar vajilla, mantelería, etc.

6. Materiales que hay que preparar: guion, dossier, información corporativa, detallito para tus invitad@s

Para un evento de prensa tendrás que preparar:

  • Un guion del acto.
  • Un dossier con la nota de prensa (que entregarás al principio del acto y/o enviarás por correo una vez finalizado el evento), la información de tu empresa, una versión corta de tu currículum o del ponente, una versión resumida de la presentación.
  • Un detallito para que se lleven de recuerdo los periodistas.
  • Y si tienes presupuesto, un USB con estos mismos materiales.

También puedes agregar fotos y material audiovisual que puedan ser incluidos en el artículo o reportaje. Tienes la opción de facilitarles un link donde puedan descargar estos documentos.

Los textos tienen que estar en formato Word para que los medios puedan hacer un “copia y pega” de la información. Nada de PDF a menos que sea una versión editable que se pueda copiar y trabajar de forma rápida y sencilla. Es importante facilitar el trabajo de los periodistas. Cuanto más fácil lo tengan, más posibilidades tendrás de que escriban unas líneas sobre tu servicio súper novedoso o nuevo patrocinio.

Para el día del acto también tienes que pensar en lo que puede precisar el ponente: podio o mesa, micrófono de mano o corbatero, pequeño cartel de sobremesa con su nombre, cargo, y empresa, agua, etc.
También puedes preparar un espacio para entrevistas, con un roll up y/o banners con tu marca y nombre del evento.

7. Invitaciones y una base de datos actualizada para tu evento de prensa

Ahora llega el momento de decidir a qué medios quieres invitar: prensa nacional, prensa económica, sectorial, prensa local y regional, radios, teles.

También tendrás que evaluar (de acuerdo al tipo de negocio que tengas) si es conveniente invitar a influencers afines a tu tema.

Para facilitarte la tarea, un par de semanas antes empezarás a armar o actualizarás tu base de datos de periodistas. Si tienes que empezar de cero, puedes comenzar con un Excel y utilizar distintas pestañas.

En cada pestaña pondrás los distintos tipos de medios: agencias de noticias (EFE, Europa Press, etc.), medios nacionales (teles, radio, prensa escrita). Dependiendo del tema, tal vez te interese incluir a medios económicos (diarios, revistas, suplementos, etc..). Otra pestaña de tu Excel será para los medios regionales de tu Comunidad Autónoma y otra para los medios locales de tu ciudad o provincia. En otra pestaña incluirás a los medios del sector en el que trabajas (desarrollo personal, marketing, moda, fotografía, cocina, salud).

Y en otra pondrás a los bloggers, youtubers, tuiteros, instagramers e influencers que conozcas o sean muy conocidos en tu área.

En cada pestaña pondrás los datos básicos: nombre del medio, sección (belleza, moda, economía), nombre del periodista, teléfono de contacto, mail, su twitter o linkedin, dirección postal.

Puedes ver y descargarte la plantilla que hemos preparado para facilitarte la tarea.

Luego tienes que diseñar tu invitación. Para ello utilizarás tus colores corporativos y logo.

La invitación debe ser atractiva y llamar la atención.

Unos 10 o 15 días antes del acto tienes que enviar tu invitación por mail. Esa misma tarde o al día siguiente llamarás a tus contactos para preguntar si la han recibido.

Posteriormente, dos días antes del evento tendrás que hacer una nueva ronda de llamadas para confirmar su asistencia.

Es posible que algunos medios aún no sepan si podrán asistir o no. En alguna ocasión te confirmarán la asistencia pero hasta último minuto no sabrán el nombre del periodista.

¡No desesperes! Esto es muy habitual en los medios grandes.

Una vez que sepas quién vendrá, actualizarás tu lista de invitad@s. Si tienes previsto que vengan muchos periodistas y no les conoces, prepara unos identificadores con su nombre y medio. Se los entregarás en el momento de recibirles. De esa manera te resultará más fácil poder hablar con ell@s 😉

8. Formación de portavoces o Training

Paralelamente a la preparación del evento, si es la primera vez que tienes un encuentro con los medios y el tema es un poco complicado, te recomendaría que hicieses un “media training” o formación de portavoces. De esa manera te sentirás más segur@ a la hora de hablar con periodistas y podrás anticiparte a posibles preguntas difíciles que podrían surgir. Además, los formadores te enseñarán unos cuantos trucos del oficio; por ejemplo: a no creer que el evento termina cuando acaba la rueda de prensa. En realidad, el acto termina una vez que se han ido tus invitad@s. Esto significa que todo lo que digas durante el café o pica-pica en plan “amiguete” puede aparecer en la próxima edición de ese medio.

9. El día del evento: checklist

Unas horas antes de que comience el acto tienes que verificar todos los aspectos logísticos. Esto significa que tienes que comprobar:

  • El buen funcionamiento de equipos, iluminación, sonido
  • Ensayo de la ponencia
  • Decoración
  • Listados y credenciales
  • Catering
  • Mesa del ponente
  • Última versión del dossier que vas a entregar

10. Otros: fotos y vídeo

Siempre es conveniente contar con la presencia de un fotógrafo profesional que haga unas buenas instantáneas durante el evento.

Son fotos que luego podrás utilizar en redes sociales y en el blog de la empresa.

También tienes la opción de filmar el evento, hacer pequeñas entrevistas y después utilizar ese material.

Otra idea es colocar un photocall para que la gente se haga fotos grupales. Aquí tienes un par de opciones: puedes entregarlas en el mismo momento o bien colgarlas en la nube y pedir a tus invitad@s que las descarguen a través de un link.

Consejo extra: agradece y mide los resultados de tu evento de prensa

No creas que tu trabajo ha terminado una vez concluido el acto. Todavía quedan algunas cosas por hacer.

Tendrás que recopilar la información de las personas que han asistido a tu acto (para saber quiénes han venido y si tienes algún contacto nuevo).

También será un detalle agradecerles por haber asistido a tu evento.

Esa misma tarde o al día siguiente tendrás que enviar la nota de prensa a tus contactos.

También es importante que hagas un seguimiento de cómo ha ido tu acción en los medios. Para hacerlo puedes suscribirte a las alertas de Google poniendo como palabra clave el nombre de tu empresa y crear otra alerta con el servicio o patrocinio que has promocionado durante tu evento.

Si tienes algo de presupuesto y tienes previsto hacer varios eventos y acciones de prensa también puedes contratar a un proveedor de press clipping para que haga un seguimiento de prensa escrita, online, radio y teles. La ventaja que tienes al contratar este servicio es que no sólo recibirás las noticias publicadas sino también una valoración económica. Sabrás cuánto dinero te hubiese costado ese mismo espacio si lo hubieses contratado como publicidad. Además, tendrás otra información de interés como el OJD (tirada del medio) y el EGM (audiencia del medio).

Ahora sólo nos queda desearte mucha suerte con la organización de tu evento de prensa.
Recuerda que tus invitad@s se llevarán a casa “la experiencia” del acto que has organizado y por eso todo tiene que salir súper bien.

Cuéntanos si ya has preparado un evento de prensa y si crees que deberíamos agregar algo a esta lista. También puedes contarnos qué te ha salido súper bien y/o qué podría haber salido un poco mejor.

Si necesitas asesoramiento en este tema, consulta nuestros servicios o envíanos un correo.

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